Privacyreglement | Voorne-Putten Energie

Privacyreglement van Voorne-Putten Energie

Inleiding

De Coöperatieve Vereniging Voorne-Putten Energie U.A., kortweg VPE, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VPE houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder GDPR of General Data Protection Regulation (in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Reglement;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VPE zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van ons Privacy Reglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

E-mail: contact[at]voorneputtenenergie.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door VPE verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

Onderlinge informatie
Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en verslagen
Het versturen van nota’s en het afhandelen van uw betaling
Inschrijven voor bijeenkomsten
Het opzetten en onderhouden van een website
Het bijhouden van een ledenlijst
VPE verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam
Achternaam
Adres en/of e-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Beroep/bedrijf of voormalig beroep/bedrijf
Telefoonnummers
Naam partner

Uw gegevens worden op een besloten pagina van onze website gepubliceerd in de vorm van een ledenlijst en een downloadable adressenlijst. Dat geldt ook voor verslagen en foto’s van evenementen. Als u niet herkenbaar op een foto zichtbaar wil zijn, neem dan contact met ons op via contact@voorneputtenenergie.nl. Dan verwijderen wij deze informatie.

In de toekomst willen wij projecten organiseren met betrekking tot verduurzaming en energieopwekking. In geval van uw deelname daaraan kunnen we van u vragen en vastleggen:

Bankrekeningnummer
IP-adres
Locatiegegevens
(Anonieme) gegevens over uw activiteiten op onze website
Internetbrowser en apparaat type
Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door correspondentie en telefonisch.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via contact@voorneputtenenergie.nl. Dan verwijderen wij deze informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

De Coöperatieve Vereniging Voorne-Putten Energie U.A. neemt GEEN besluiten, op basis van geautomatiseerde verwerkingen, over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van VPE ) tussen zit.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De VPE blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons zou opvragen. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

VPE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Participatieregister: tot opzegging + wettelijke bewaartermijn
Dienstverlening met contract/overeenkomst: tot einde contractdatum + wettelijke bewaartermijn (5 jaar)
Gegevens vrijwilligers: 1 maand na verzoek tot verwijdering
Nieuwsbrief: (Voornaam, achternaam, e-mail) bewaard tot opzegging

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De Coöperatieve Vereniging Voorne-Putten Energie U.A. gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. De VPE gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en hebben we uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Op de websites van VPE staat een aantal links naar websites van derden. VPE kan echter geen verantwoordelijkheid dragen voor de wijze waarop die partijen omgaan met uw gegevens. Lees hiervoor het privacystatement, indien aanwezig, van de website die u bezoekt. Facebook, Instagram, Twitter en Google zijn alle aangesloten bij de Privacy Shield-overeenkomst tussen de EU en de VS. Het register is doorzoekbaar op https://www.privacyshield.gov/

Beveiliging

VPE neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens VPE van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We versleutelen persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Wij zorgen via het softwarepakket dat wij gebruiken voor professionele opslag in ‘cloud’ omgeving voorzien van encryptie, alleen toegankelijk door geautoriseerde personen met inlog en wachtwoord.
We hebben beveiligingssoftware geïnstalleerd, zoals een virusscanner en firewall.
Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding (TLS (voorheen SSL)). Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via contact[at]voorneputtenenergie.nl.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar contact[at]voorneputtenenergie.nl.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Hiertoe vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Voorbehoud

De Coöperatieve Vereniging Voorne-Putten Energie U.A. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.

In geval van wijziging in onze privacyverklaring vind u op deze pagina altijd de meest recente informatie.

Voor vragen of opmerkingen over ons privacyverklaring graag contact opnemen via onderstaande contactgegevens: